La historia se repite más de lo que debería. Una empresa decide dar el salto: implementar un ERP para profesionalizar su gestión, centralizar información, automatizar procesos. Se elige la plataforma, se firma el contrato con el proveedor, arranca el proyecto... y meses después, nadie está contento.
Los usuarios no lo usan (o lo usan mal). Los datos no cuadran. Los procesos que prometían ser más ágiles ahora llevan más pasos que antes. Y la dirección se pregunta dónde fue a parar la inversión.
El problema casi nunca es el ERP. El problema es cómo se implementó.
Los 5 errores que convierten una implementación de ERP en un desastre
Después de años acompañando proyectos de implementación y evolución de sistemas empresariales, estos son los errores que vemos una y otra vez:
1. Activar módulos sin revisar los procesos reales
Uno de los errores más comunes: configurar el ERP siguiendo el manual del producto en lugar de mapear primero cómo trabaja la empresa realmente. Se activan módulos de compras, ventas, inventario o contabilidad con la configuración estándar, sin validar si esa lógica encaja con la operación real del negocio.
El resultado: procesos que no reflejan la realidad, workarounds en Excel que anulan el propósito del ERP y usuarios que sienten que el sistema les complica la vida en vez de facilitarla.
2. No involucrar a los usuarios clave en las decisiones
La implementación se decide en dirección y se ejecuta entre IT y el proveedor. Los que realmente van a usar el sistema cada día — el equipo de contabilidad, de almacén, de ventas, de compras — se enteran cuando ya está todo configurado.
Sin su input, las decisiones de diseño están desconectadas de la realidad operativa. Y cuando el sistema se pone en marcha, el rechazo es inmediato: "esto no funciona como necesitamos".
3. Subestimar la migración de datos
Migrar datos de un sistema antiguo (o de hojas de cálculo) a un ERP nuevo parece sencillo. No lo es. Los datos suelen estar incompletos, duplicados, con formatos inconsistentes, en múltiples fuentes. Sin un plan claro de limpieza, mapeo y validación, el ERP arranca con datos sucios que generan errores en cascada.
Y corregir datos en producción es infinitamente más caro y doloroso que hacerlo bien desde el principio.
4. No planificar tiempo suficiente para pruebas y ajustes
En el afán de cumplir plazos, las fases de testing y ajustes se comprimen o se eliminan. Se hace una prueba rápida con datos de ejemplo, alguien dice "parece que funciona" y se pasa a producción.
Hasta que el primer cierre contable falla. O el primer pedido no se procesa bien. O los informes no cuadran. Problemas que se habrían detectado en una fase de pruebas adecuada, pero que ahora hay que resolver con el sistema en vivo y la operación comprometida.
5. No definir cómo se mide el éxito del proyecto
¿Cuándo se considera que la implementación fue exitosa? Si nadie lo define al inicio, nadie lo sabrá al final. Sin KPIs claros (reducción de tiempos de cierre contable, automatización de procesos manuales, visibilidad de stock en tiempo real), el proyecto se convierte en un "sentimos que funciona... más o menos".
Y "más o menos" no justifica una inversión de meses y miles de euros.
Las consecuencias de una mala implementación
- Usuarios que no adoptan el sistema — Vuelven al Excel, a los procesos informales, a "como lo hacíamos antes". El ERP queda como un sistema fantasma que nadie usa realmente.
- Costes que se multiplican — Personalizaciones de urgencia, correcciones en producción, consultores para arreglar lo que se hizo mal. La inversión original se duplica o triplica.
- Pérdida de confianza — La dirección pierde confianza en el proyecto, el equipo pierde confianza en la tecnología, y el proveedor pierde credibilidad. Recuperar esa confianza lleva años.
- Parálisis operativa — En los peores casos, la empresa se queda entre dos sistemas: el antiguo que ya no se mantiene y el nuevo que no funciona bien. Un limbo que afecta directamente al negocio.
Cómo se implementa un ERP de forma profesional
Un ERP es potente. Microsoft Dynamics 365 Business Central, por ejemplo, es una plataforma extraordinaria para PYMEs y empresas en crecimiento. Pero su potencia solo se aprovecha si la implementación se gestiona como lo que es: un proyecto estratégico de toda la empresa.
Estos son los principios que aplicamos en Urvi Project cuando acompañamos una implementación:
Primero los procesos, después la tecnología
Antes de tocar el ERP, mapeamos los procesos reales del negocio. Cómo se compra, cómo se vende, cómo se factura, cómo se gestiona el inventario, cómo se cierra el mes. Entendemos la operación antes de decidir cómo configurar el sistema. No al revés.
Los usuarios son parte del proyecto desde el día uno
No es negociable. Los responsables de cada área participan en el diseño funcional, validan las decisiones de configuración y prueban el sistema antes de que llegue a producción. Cuando un usuario ha participado en construir la solución, la adopta. Cuando se la imponen, la rechaza.
La migración de datos es un proyecto dentro del proyecto
Se planifica con rigor: inventario de fuentes de datos, reglas de limpieza, mapeo de campos, cargas de prueba, validación con usuarios, carga definitiva y verificación final. Cada paso documentado y con responsables claros.
Las pruebas no se negocian
Pruebas unitarias, pruebas integradas, pruebas con usuarios reales y datos reales. No se pasa a producción hasta que los procesos críticos estén validados y los usuarios se sientan cómodos con el sistema. Esto lleva tiempo, sí. Pero es infinitamente más barato que resolver problemas en producción.
Se definen métricas de éxito desde el inicio
¿Qué queremos lograr con este ERP? Reducir el cierre contable de 10 días a 3. Eliminar el 80% de procesos manuales en compras. Tener visibilidad de stock en tiempo real. Objetivos concretos, medibles, que permiten evaluar si el proyecto cumplió su propósito.
Por qué la gestión de proyecto marca la diferencia en un ERP
Un ERP no es un producto que se instala y ya. Es un cambio organizacional. Afecta a cómo trabaja cada departamento, cómo fluye la información, cómo se toman las decisiones. Tratarlo como un proyecto técnico es el primer error.
Una implementación bien gestionada incluye:
- Un plan de proyecto realista con fases, hitos, dependencias y márgenes para imprevistos
- Gestión del cambio — Comunicación a toda la organización, formación por roles, acompañamiento durante la transición
- Control de alcance — Porque en cada proyecto de ERP alguien dirá "ya que estamos, añadamos esto también". Sin control de alcance, el proyecto se desborda
- Coordinación de stakeholders — Dirección, usuarios clave, IT, proveedor, consultor funcional. Todos alineados, todos informados, todos con claridad sobre su rol
- Gestión de riesgos — Identificar qué puede salir mal y tener un plan B antes de que pase, no después
Implementación de ERP en Andorra: la realidad local
En Andorra, el tejido empresarial es mayoritariamente de PYMEs. Empresas que están creciendo, que necesitan profesionalizar su gestión y que muchas veces dan el salto a un ERP sin el acompañamiento adecuado.
La realidad local tiene particularidades que un implementador genérico no siempre conoce:
- Normativa fiscal y contable específica del Principado de Andorra que el ERP debe cumplir
- Empresas multilingües (catalán, español, francés) que necesitan un sistema que funcione en varios idiomas
- Operaciones transfronterizas con España, Francia y mercados internacionales que requieren gestión multi-divisa y multi-normativa
- Equipos reducidos donde cada persona tiene múltiples roles y el ERP debe simplificar, no añadir complejidad
Conocemos esta realidad porque trabajamos desde Andorra, con empresas andorranas, entendiendo sus necesidades específicas. No aplicamos plantillas genéricas de implementación. Adaptamos el proyecto a tu contexto real.
Qué hacemos en Urvi Project
Gestionamos proyectos de implementación, personalización, migración y evolución de ERPs — especialmente Microsoft Dynamics 365 Business Central y soluciones del ecosistema Microsoft — asegurando que la tecnología responda a la operación, y no al revés.
Concretamente:
- Implementación de ERP desde cero — Análisis de procesos, diseño funcional, configuración, migración de datos, pruebas, puesta en marcha y estabilización
- Evolución y optimización de ERPs existentes — Si ya tienes Dynamics (o cualquier otro ERP) y no le estás sacando partido, te ayudamos a aprovecharlo
- Migración entre sistemas — De un ERP antiguo a Dynamics 365, de hojas de cálculo a un sistema profesional, de on-premise a la nube
- Desarrollos en Power Platform — Automatizaciones, formularios, dashboards y aplicaciones conectadas a tu ERP para extender sus capacidades
- Soporte funcional continuo — No desaparecemos después del go-live. Te acompañamos mientras tu equipo se estabiliza y crece con el sistema
No somos un partner técnico que configura módulos. Somos gestores de proyecto que entienden la tecnología. Esa diferencia es la que marca que una implementación funcione o sea otra historia de fracaso.
¿Vas a implementar un ERP o tienes uno que no funciona como debería?
Hablemos. Te ayudamos a evaluar tu situación y a definir un plan de acción realista y adaptado a tu empresa.